レンタル会議室の料金は前払いが基本
社外の打ち合わせや、発表会などで利用価値の高いレンタル会議室ですが、利用料金は前払いが基本となっています。
部屋も時間も決めてから借りるので料金は分かっているため、サービス側としても先にもらっておく方が簡単なのでしょう。
もちろん延長して金額が変わった場合には追加料金が必要になります。
細かい事を言うと電気代やお茶代など、会議室を提供する会社というのは積み重なる負担というものがあります。
数社で行う打ち合わせで、なんとなくいつも同じ会社の会議室を使ってしまっているという集まりなら、どこかのタイミングでレンタル会議室への移行を促すといいかもしれません。
費用は分担すればいいですし、後片付けや設備の準備などちょっとした面倒な作業は全てスタッフが行ってくれるので、お金で解決出来る部分はお金で解決してしまった方がいいでしょう。
たまにいつもと違う場所で、いつものメンバーで打ち合わせをするというのも楽しいものです。
レンタル会議室を使うなら先に内覧しておく
レンタル会議室というサービスがあり、ビル一つが全てレンタル会議室だったりするところもあります。
たくさんの種類の会議室があるのですが、利用を考えているなら一度内覧してみるといいでしょう。
ただ打ち合わせに使うというならそれほどこだわるものでもないですが、発表会やプレゼンテーションなど大規模な使い方をするなら一度入ってみるのは重要です。
場合によっては高層階で、窓から見える景色が参加者の気分を良くしてくれる効果があるかもしれません。
設備も実際に行って確認しておきたいところで、プロジェクターであったりカーテンであったりと、実際に動かす場合を想定してその場でチェックする事で、不測の事態を免れる事が出来るのです。
基本的に内覧はお願いすればいつでも対応しているので、客なのですから気兼ねなくお願いしましょう。
ここにこういうものがあるといい、といったちょっとした要望も聞き入れてくれる事が多いので、言うだけ言ってみる事は案外重要です。